Wenn Dein Tisch voll ist, vergeht die Zeit schnell wie der Wind. Kaum zu glauben, doch es ist tatsächlich ein Jahr her, dass die Mitglieder das Fachverbandes Getränkeschankanlagen e.V. einer Erweiterung des Vorstandes zugestimmt haben und sich die Anzahl der Vorstandsmitglieder von 5 auf 7 erhöhte.
Erst einmal Ankommen und einen Überblick gewinnen
Mir war bewusst, dass „die Neuen“ erst einmal ankommen müssen, also gaben die alten Vorstands-Hasen ihnen Zeit und Raum sich in ihrer neuen Rolle als Vorstandsmitglied einzufinden.
Ich war mir sicher, dass jedes neue Mitglied bis zur Braubeviale 2024, eine der für den Fachverband wichtigsten Veranstaltungen, angekommen sein würde und mit anpacken konnte.
Warte, irgendwie spüre ich keine Entlastung
Je näher die BrauBeviale rückte, desto bewusster wurde mir, dass sich meine Hoffnungen nicht erfüllen würde. Obwohl alle Vorstandsmitglieder fleißig mitarbeiteten, wurde die Arbeitslast auf meinem Tisch nicht geringer. Ich hatte keine Ahnung wo der Fehler lag. Am fehlenden Engagement der Vorstandsmitglieder schien es nicht zu liegen und vor der Braubeviale fehlte mir die Zeit mich näher mit den Ursachen meiner noch immer viel zu hohen Arbeitslast als erster Vorsitzenden des Fachverbandes auseinanderzusetzen.
Am Ende der BrauBeviale, als die Verantwortung für diese Veranstaltung nicht mehr auf meinen Schultern lag und der durch die Organisation bedingte Stress von mir abfiel, wurde mir bewusst, dass ich nicht mehr so weitermachen kann wie bisher.
Endlich findet jedes Mitglied seine Rolle innerhalb des Vorstandes
Statt mich selbst um eine Lösung des Problems zu bemühen, thematisierte ich meine Erkenntnis in einem der folgenden Vorstandstreffen. Jedes Mitglied verstand mich, doch kein Mitglied wollte, dass ich die Segel strich.
Von einem Moment auf den anderen passierte nun etwas magisches. Die Vorstandsmitglieder wurden sich bewusst, dass sie nicht mehr die Neuen waren. Ihnen wurde bewusst, dass sie in den letzten Monaten genug Wissen und Erfahrung gewonnen hatten, um den Verband in einem bestimmten Bereich allein zu gestalten. Zudem wussten Sie, dass ich Ihnen vertraue.
Die anderen Vorstandsmitglieder nahmen sich meines Problems an, indem sie meine Zeitfresser identifizierten.
Der neue Dompteur des Newsletters
Rico Klein, der in den ersten Monaten seiner Tätigkeit im Vorstand ein Partnermanagement für den Fachverband ins Leben gerufen und betreut hatte, identifizierte die Betreuung des Newsletters als einen Zeitfressers und nahm sich dem Thema an.
Die neuen Eventmanager
Bettina Aufmbruch und Martin Gremminger erkannten im Veranstaltungsmanagement einen weiteren Zeitfresser und nahmen sich diesem Bereich an.
Der neue Wachstumsmanager
Sascha Gerlach identifizierte die für unser Wachstum wichtige Mitgliedergewinnung als eine Möglichkeit mich zu entlasten, da neue Mitglieder mehr Budget bedeuten, das wir darauf verwenden können Aufgaben wie die Außenkommunikation an Dienstleister auszulagern.
Die alte/neue One Woman Getting Things Done Task Force
Ines Rütz, die andere Vorstandsmitglieder seit Jahren damit beeindruckt, dass sie wirklich jede Aufgabe, die auf ihren Schreibtisch geschoben wird, erledigt, kümmert sich wie in der Vergangenheit darum, dass Aufgaben, wie zum Beispiel die Organisation des Zick Zack 5 erledigt werden, die andere Mitglieder aus Zeitgründen nicht gestemmt bekommen.
Der alte/neue Wächter der Finanzen
Ludwig Weyland, der seit vielen Jahren ein waches Auge auf die Finanzen des Verbandes hat und mich damit enorm entlastet, bleibt dieser Rolle weiterhin treu.
Wissen endlich sichtbar machen
Seitdem die Mitglieder Ihre neuen Rollen wahrnehmen, beginne ich endlich die Entlastung zu spüren, die ich mir durch die Erweiterung des Vorstandes gewünscht habe. Während sich die anderen um die dringenden Aufgaben kümmern, habe ich endlich Zeit für die wichtigen Aufgaben, wie zum Beispiel den Aufbau und Ausbau von Dr. Blume, der neuen Wissensplattform des Fachverbandes.
Die gerade geschilderten Entwicklungen haben mir noch einmal deutlich vor Augen geführt, wie wichtig der Aufbau einer Wissensplattform ist. Hätte es Dr. Blume vor der Wahl der neuen Mitglieder schon gegeben, wären diese wahrscheinlich viel schneller in ihren neuen alten Rollen angekommen, weil sie sich das unsichtbare Wissen nicht selbst hätten erarbeiten müssen.
Durch die neue Rollenverteilung im Vorstand entstehen neue Prozesse. Wenn es uns gelingt, alle Prozesse im Vorstand in Dr. Blume zu dokumentieren, wird es für neue Mitglieder leichter, sich in ihre Aufgaben einzufinden.
Fazit
In meinen Augen ist die Erweiterung des Vorstandes ein voller Erfolg. Der Schritt vom Ich (sprich der 1. Vorsitzende muss wirklich alles entscheiden, was der Verband macht) zum Wir (die Mitglieder übernehmen Verantwortung und treffen immer mehr Entscheidungen selbst) ist und binnen 12 Monaten gelungen. Das Team hat die ersten Anlaufschwierigkeiten überwunden und ist fleißig dabei den Fachverband nach vorn zu bringen und nach ihren eigenen Vorstellungen zu gestalten.
An dieser Stelle bin ich neugierig: Wie sind Deine Erfahrungen mit neuen Teammitgliedern? Wie lange brauchen diese, um in ihrem neuen Job anzukommen? Schaffen es alle, sich das Wissen, das sie benötigen in einem wirtschaftlich stemmbaren zeitlichen Rahmen anzueignen? Wie schaffst Du es, dass neue Mitglieder in deinem Unternehmen in die Verantwortung gehen?